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a.     Conceptos de Diseño de Base de Datos

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.

                                                                     Fig. 1

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

·         Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.

·         Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.

·         Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

·         Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

b.    El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

·         Determinar la finalidad de la base de datos    

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

·         Buscar y organizar la información necesaria    

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

·         Dividir la información en tablas    

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

·         Convertir los elementos de información en columnas    

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

·         Especificar claves principales    

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

·         Definir relaciones entre las tablas    

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

·         Ajustar el diseño    

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

·         Aplicar las reglas de normalización    

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

c.    Dividir la información en tablas

Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

                                                                           Fig.2

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.